Tata Cara Pembuatan Passport Online - Imigrasi Batam

Mudahnya Pembuatan Paspor Online

Internet memang mempermudah hidup manusia dalam banyak hal, salah satunya dalam kepengurusan paspor. Kelebihan pembuatan paspor online dibanding manual adalah, kita cukup datang dua kali ke kantor imigrasi. Pertama, untuk pengecekan berkas, pengambilan foto dan wawancara karena pengisian data sudah dilakukan via online. Kedua, untuk pengambilan paspor. Sedangkan lewat prosedur manual, kita harus tiga kali datang (kedatangan pertama untuk pengisian formulir data secara manual), yang tentu saja memerlukan lebih banyak waktu, tenaga dan biaya transportasi. 

Pembuatan paspor bisa dilakukan di kantor-kantor imigrasi mana saja di Indonesia, tidak harus di kantor yang sesuai alamat KTP kita. Saya sendiri baru saja mengurus paspor pada bulan ini di Kanim Kelas I Khusus Batam, berlokasi di Jl. Engku Putri No.3, Batam Center, Kepulauan Riau, Indonesia. 

1. Pengajuan Permohonan Paspor Online

Langkah pertama membuat paspor secara online, masuk saja ke situs Ditjen Imigrasi, Kemenkumham Republik Indonesia www.imigrasi.go.id. Oiya, saat saya coba mengakses situs ini lewat browser Mozilla dan Google Chrome, sempat beberapa kali gagal input data. Entah mengapa, data baru berhasil tersimpan setelah saya coba dengan Internet Explorer. Adakah yang mengalami hal serupa?

Untuk mengetahui syarat-syarat dan prosedur yang harus dilengkapi, pada laman Beranda pilihlah menu "Layanan Publik" lalu "Paspor Biasa". 

Beranda > Layanan Publik > Paspor Biasa

Enam jenis berkas yang harus disiapkan untuk mengurus paspor:

1. KTP dan fotokopinya dengan size A4 (timbal balik)
2. Kartu keluarga (KK) dan fotokopinya
3. Salah satu akte kelahiran/ ijazah/ surat nikah/ surat baptis dan fotokopinya
4. Kertas bukti pembayaran biaya paspor dan fotokopinya sebanyak 3 lembar (akan dijelaskan nanti).
5. Tanda terima permohonan (akan dijelaskan nanti)
6. Formulir surat perjalanan Republik Indonesia (akan dijelaskan nanti)

Harap diperhatikan, kini berkas-berkas tersebut tidak perlu dipindai dan diunggah saat mengurus paspor online, tapi wajib dibawa saat datang ke kantor imigrasi. Bawa juga berkas aslinya ya, karena akan dicek oleh petugas imigrasi dan dibandingkan dengan data yang tertera di fotokopian!

Setelah mengetahui persyaratan yang harus dipenuhi, kembalilah ke laman Beranda, lalu gulung layar ke bawah hingga tampak pilihan "Online Services". Klik pada "Layanan Paspor Online".

Online Service > Layanan Paspor Online

Setelah masuk ke laman baru Menu Utama, pilihlah "Pra Permohonan Personal". Di sini kita akan diminta mengisi Informasi Pemohon mulai dari jenis permohonan paspor, kantor imigrasi yang akan kita datangi untuk mengurus paspor, data kependudukan, data fisik, sampai alamat e-mail.

Isi semuanya dengan lengkap dan benar, misalnya nama harus sesuai dengan yang tercantum di kartu identitas. Isi juga alamat e-mail yang masih aktif, karena usai mendaftar via online kita akan menerima e-mail berisi informasi tentang prosedur berikutnya.

Kalau semua sudah terisi, klik "Lanjut" dan akan muncul laman baru Informasi Pemohon. Di sini akan diminta mengisi data tentang keluarga kita (ayah, ibu, suami/ istri).

Input Informasi Pemohon

Setelah selesai mengisinya, klik "Lanjut". Akan tampil laman Informasi Pembayaran dan Konfirmasi Permohonan. Cek ulang data yang ada sudah benar atau belum. Bila masih ada yang keliru, bisa diperbaiki dengan klik "Kembali". Kalau sudah benar, perhatikan bahwa di laman ini juga tertera biaya pembuatan paspor sebesar Rp 355.000 yang harus dilunasi terlebih dulu melalui Bank BNI, serta pilihan jadwal kedatangan ke kantor imigrasi.

Informasi Pembayaran & Konfirmasi Permohonan

Isi kotak captcha sesuai kode yang diberikan, lalu klik "OK".

Selanjutnya, kita akan menerima e-mail konfirmasi pendaftaran dari Ditjen Imigrasi. Di dalamnya terlampir "Bukti Pengantar ke Bank" yang harus kita unduh dan cetak.

Bukti Pengantar ke Bank

Pelunasan biaya paspor bisa dilakukan via ATM atau mendatangi cabang BNI terdekat. Bila memilih opsi kedua, tunjukkan print out "Bukti Pengantar ke Bank" pada petugas bank, lalu lunasi biayanya. Fotokopilah kertas tanda bukti pembayaran (3 lembar).

Setelah biaya dilunasi, buka kembali e-mail konfirmasi tadi dan klik "Lanjut" atau link yang ditandai untuk melanjutkan proses pembuatan paspor.

Akan muncul laman Informasi Kedatangan di Kanim di mana kita bisa memilih satu tanggal kedatangan di kanim. Lalu, klik "Lanjut" untuk menuju laman berikutnya yaitu Verifikasi. Isi kotak captcha sesuai kode yang diberikan, kemudian klik "OK".

Selanjutnya, kita akan menerima e-mail dengan lampiran "Tanda Terima Permohonan" dan "Formulir Surat Perjalanan Republik Indonesia untuk Warga Negara Indonesia" yang harus diunduh dan dicetak. Kedua berkas ini harus dibawa saat kita datang ke kanim. Baca dengan cermat dan patuhi apa-apa tercantum dalam tanda terima permohonan. Isilah data yang masih kosong di formulir surat perjalanan. Siapkan juga satu buah meterai Rp 6000 untuk dibawa ya.

Contoh Tanda Terima Permohonan Paspor

Contoh Form SPRI (aslinya ada 3 halaman)

2. Pengurusan Paspor ke Kantor Imigrasi

1. Pergilah ke Costumer Service untuk mengambil nomor antri.
2. Ambil Formulir di loket formulir, jangan lupa untuk membawa pena dan lem
3. Setelah nomor kita dipanggil, pergilah ke tempat costumer service menyerahkan dokumen yang kita siapkan sebelumnya
4. kita akan mendapatkan nomor antri yang baru untuk pemotretan, tunggu sampai nama kita dipanggil kemudian serahkan nomor antri tersebut kepada petugas didekat pintu photo untuk ambil dokumen yang diserahkan sebelumnya kepada costumer service, baru kemudian di photo.
5. Untuk pakaian, jangan menggunakan warna putih, jangan menggunakan sandal bisa di omel sama orang imigrasi :) 

Prosedur berikutnya adalah mendatangi kantor imigrasi (kanim) untuk pengecekan data, pengambilan foto dan sidik jari, serta wawancara. Pastikan semua berkas yang dibutuhkan (silakan lihat lagi enam jenis berkas di poin nomor 1) sudah dibawa, termasuk fotokopinya.

Datanglah sesuai jadwal dan sepagi mungkin supaya dapat nomor antrean kecil. Tambahan info, jumlah antrean pembuatan paspor online dibatasi sampai 200 pemohon/ hari, sedangkan pemohon yang melalui proses manual malah lebih sedikit lagi jatah antreannya, 75 pemohon/ hari.

Sebagian pengunjung yang belum tahu soal ini dan tiba terlalu siang di kanim kadang-kadang sudah kehabisan kuota hari itu. Akibatnya, terpaksa harus kembali di lain hari. Makin cepat datang, makin cepat urusan selesai. So, be there as early as you can. 

Sebaiknya berpenampilan rapi dan formal, supaya foto paspor kita nanti terlihat kece. Haha.. Oiya, berhubung latar foto paspor berwarna putih, kenakan pakaian atau hijab dengan warna selain putih ya. Boleh juga bawa minuman, bacaan, atau gadget untuk main game, lumayan buat mengisi waktu selama menunggu antrean. Daripada bengong manyun. :)

Perhatikan adanya loket-loket terpisah untuk pemohon paspor online dan manual. Saat nomor antrean kita dipanggil ke loket, tunjukkan berkas yang diminta. Petugas loket akan memasukkan berkas tersebut ke dalam map yang harus kita bawa ke counter berikutnya. Kita akan dapat nomor antrean baru untuk counter itu.

Counter berikutnya adalah tempat pengambilan foto dan sidik jari. Usahakan profil wajah terlihat jelas supaya mudah dideteksi oleh program pengenalan wajah di komputer. Yang punya poni lempar, harap disibakkan dulu yang rapi, jangan menutupi mata segala, hihi. Yang berhijab juga diatur saja jangan terlalu menutupi dahi atau pipi.

Profil wajah yang sulit dideteksi bisa menyebabkan pengambilan foto harus diulang berkali-kali. Ini saya lihat terjadi pada seorang perempuan berhijab yang difoto tepat satu nomor antrean sebelum saya. Untuk memudahkan pengambilan data sidik jari. Sebaiknya tangan bersih dan kering, jangan dipakaikan pelembab.

Usai pengambilan foto dan sidik jari, ada wawancara singkat seputar pekerjaan, negara tujuan, dan keperluan kita. Seluruh berkas juga akan diverifikasi di sini. Setelah input data, kita akan diminta mengecek ulang data di layar komputer. Kalau data kita sudah sesuai, petugas counter akan memberikan print out surat pengambilan paspor dan menginformasikan kapan paspor selesai dibuat.

3. Pengambilan Paspor

Menurut pengalaman saya tempo hari, paspor sudah bisa diambil tiga hari setelah pengajuan di kanim. Usahakan datang pagi karena loket pengambilan paspor ditutup pukul 12.00. Jangan lupa serahkan surat pengambilan paspor pada petugas loket ya.

Pengambilan paspor boleh diwakili orang selain si pemohon, asalkan masih terdaftar dalam KK yang sama dan menunjukkan KTP asli pada petugas loket. Bila tidak bisa segera mengambil paspor, jangan tunda terlalu lama karena paspor yang tidak diambil setelah lebih dari 30 hari akan dimusnahkan.

Semoga pengalaman yang saya bagi di sini bisa bermanfaat. Bila ada tambahan info atau sharing pengalaman, silakan berbagi di kotak komentar yaa. :D

Paspor baru saya! :D